Demak, 26-06-2019. Sebagai upaya untuk menambah wawasan para pengelola arsip di lingkungan UPP Puskesmas Wonosalam I, Bidang Kearsipan Dinperpusar Demak melakukan kegiatan pembinaan dan penataan yang dipusatkan di UPP Puskemas Wonosalam I, dihadiri oleh 10 peserta yang terdiri dari para Tata Usaha, pengelola arsip dan Staff.

Kegiatan pembinaan ini dimaksudkan sebagai sarana pembelajaran bagi SDM kearsipan dalam melaksanakan dan mengendalikan kegiatan pengolahan arsip serta membantu percepatan dan ketepatan penyajian data dan informasi yang diperlukan.

Hal ini penting mengingat masih banyaknya unit kerja / satuan kerja yang belum maksimal dalam mengolah arsipnya, khususnya arsip aktif. Pemberkasan arsip aktif selama ini masih belum sesuai dengan ketentuan peraturan kearsipan karena SDM kearsipan belum memahami dengan baik dan benar prosedur pemberkasan arsip aktif. Sehingga pembinaan penataan arsip bagi para petugas kearsipan penting untuk dilakukan.

Kepala Bidang Kearsipan Dinperpusar Demak, Addan Pranoto, SE menyampaikan kegiatan pembinaan dan penataan ini merupakan salah satu wujud respon dari munculnya Peraturan Daerah Nomor 8 Tahun 2019 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungan UPP Puskesmas.

“Terbitnya Peraturan Daerah yang baru ini, maka Dinas Perpustakaan dan Kearsipan juga akan melakukan pembenahan dan perbaikan dalam sistem kearsipan yang dilaksanakan di lingkungan UPP Puskesmas Wonosalam I”, ujar Addan.

Sementara kegiatan di lanjutkan paparan kearsipan oleh Arsiparis Yusron Sultoni, A. Md dalam paparannya, Yusron menjelaskan bahwa arsip tak hanya dalam bentuk kertas, micro file dan juga audio visual. Masing – masing berbeda perlakuan dan penyimpanannya. Untuk memudahkan pengarsipan bisa dengan cara membuat folder dengan fokus tertentu. Sehingga akan memudahkan pencarian.

Arsip Pelayanan Puskesmas, seperti RM (Rekam Medis), resep dokter, dan arsip layanan lainnya, masing-masing mempunyai umur/retensi, didalam istilah kearsipan disebut JRA (Jadwal Retensi Arsip), hal ini dapat di lihat di PERKA ANRI No.17 tahun 2015 dan PERKA ANRI No.16 Tahun 2016 Tentang Pedoman Retensi Arsip Kesehatan. Berdasarkan dari aturan tersebut Puskesmas dapat mengajukan penyusutan/pemusnahan arsip layanan puskesmas yang sudah habis masa retensinya, selanjutnya arsip tersebut tidak menumpuk dan memenuhin ruang arsip layanan kesehatan.

Dengan kegiatan pembinaan ini nantinya diharapkan semua arsip dapat tertata dengan baik dan tidak ada arsip yang tidak tertata / arsip kacau yang akan dikirim. “Harapannya setelah Pembinaan ini, para pengelola arsip mampu mempraktekannya di unit kerja masing – masing sesuai dengan kaidah dan ketentuan yang berlaku”, kata Yusron.

(Sumber: Bid. Kearsipan; Author: Yusron Sultoni, A. Md)