Demak, Kamis 11-07-2019. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak pada hari rabu s.d kamis tanggal 10 - 11 Juli 2019, kedatangan Tim Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan Ekternal dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Dra. Endang Retno TW (Kepala Seksi Pembinaan dan Pengembanngan) dan Diah Triwulansari, S. Sos (Arsiparis). Pada kesempatan tersebut kedatangan beliau disambut oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak Dra. Tatik Rumiyati dan Kepala Bidang Kearsipan Addan Pranoto, SE.

Kepala Dinperpusar Dra. Tatik Rumiyati berharap pada tahun 2019 hasil pengawasan kearsipan ekternal Pemerintah Daerah Kabupaten Demak  mengalami kenaikan nilai  menjadi Baik dimana pada tahun 2018 memperoleh nilai 69 (enam puluh sembilah) atau katagori CUKUP.

Kegiatan selanjutnya adalah wawancara administrasi dan penyerahan data dukung oleh Tim Pengawasan Kearsipan Ekternal.

Aspek – aspek yang ditanyakan pada kesempatan ini diantaranya:

1. Tata Naskah Dinas

2. Klasifikasi arsip

3. Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis

4. Jadwal Retensi Arsip:Jadwal Retensi Arsip Keuangan

• Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian

• Jadwal Retensi Arsip Non Kepegawaian dan Non Keuangan

• Jadwal Retensi Arsip Substantif

1. Pedoman pengelolaan arsip inaktif

2. Pedoman program/pengelolaan arsip vital

3. Program kearsipan

4. Pengelolaan arsip inaktif

5. Penyusutan arsip

6. Pengelolaan arsip statis

7. SDM kearsipan

8. Kelembagaan kearsipan

9. Pasarana dan sarana kearsipan

Wawancara administrasi dan penyerahan tanda bukti data dukung berlangsung kurang lebih 6 jam. Semua pertanyaan dan data dukung disampaikan dengan lancar dan berurutan oleh Mustoriah, S.Hum kepada Dra. Endang Retno TW selaku Tim Monitoring Pengawasan Ekternal Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Kekurangan laporan survey sebelum pelaksanaan pemeliharaan arsip di depot arsip sudah diserahkan kepada Tim monitoring pada hari ke 2.

Selanjutnya pada hari kamis 11 Juli 2019 dilakukan kunjungan lapangan untuk melihat secara langsung bentuk tindak lanjut rekomendasi sarana dan prasarana hasil pengawasan kearsipan ekternal tahun 2018. Diantaranya adanya ruang fungsional, ruang rapat, ruang layanan dan baca, ruang pengolahan arsip, ruang transit arsip, ruang restrorasi arsip, ruang entri data dan ruang pameran.

Sebelum kegiatan diakhiri Tim monitoring memaparkan hasil tindak lanjut pengawasan kearsipan ekternal tahun 2019 secara rinci dan jelas serta penyerahan berita acara hasil monitoring tindak lanjut pengawasan keasipan ekternal Pemerintah Daerah Kabupaten Demak Tahun 2019.

Author    : Musthoriah, S. Hum
Fotografer: M. Khasib, A. Ma.Pust

Diunggah oleh admin (2019-07-11 20:06:10)