Demak, Rabu 07 Agustus 2019. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah melaksanakan monitoring kegiatan visitasi pengelolaan dan pelestarian arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak. Kemarin tanggal 6/8/2019 Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak di ruang kerjannya menerima kedatangan Tim Monitoring Visitasi dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.  Dra. Tatik Rumiyati mengatakan bahwa setiap tahunnya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak akan melakukan perubahan lebih baik dari tahun-tahun sebelumnya. Peningkatan perbaikan  akan dilakukan dari berbagai aspek baik dari segi Sumber Daya Manusia (SDM) dengan peningkatan melalui Diklat Teknis. Perbaikan pedoman kearsipan dengan menyusun Peraturan Bupati Demak tentang petunjuk teknis kearsipan maupun sarana dan prasarana. Target tahun 2019  hasil pengawasan kearsipan ekternal Pemerintah Kabupaten Demak mendapat nilai Baik.

Kegiatan Monitoring dilanjutkan dengan wawancara kepada Mustoriah, S.Hum, peserta  kegiatan visitasi pengelolaan dan pelestarian arsip pada bulan april 2019 di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah yang berlangsung selama 3 (tiga) hari. Tim Monitoring  Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah memberikan pertanyaan diantaranya pelestarian arsip apa saja yang sudah dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak, bagaimana pengelolaan arsip statis, akuisisi arsip, penyusutan arsip, dan bagaimana penyusunan inventaris arsip dan guide arsip statis.

Untuk meningkatkan perannya sebagai Lembaga Kearsipan Daerah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak sudah menindak lanjuti baik hasil pengawasan kearsipan eksternal maupun kegiatan visitasi. Diantaranya upaya yang dilakukan adalah pelestarian arsip yaitu fumigasi, kamperisasi, alih media arsip, hal ini untuk peningkatan perawatan dan pemeliharaan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya. Akuisisi arsip  juga sudah dilaksanakan diantaranya arsip eks BAPPELUH KP, arsip eks DIPENDA. Kegiatan penyusutan arsip juga sudah dilaksanakan, diantaranya  pemindahan arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan. Untuk pemusnahan dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang - undangan yang berlaku, dimulai dengan pembentukan SK Tim penilai arsip sampai dengan mendapatkan persetujuan pemusnahan arsip dari  Bupati dan penandatangan berita acara pemusnahan arsip.

Pemusnahan arsip yang sudah dialakukan adalah arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak  yang retensinya dibawah 10 tahun. Pemusnahan dillakukan dengan cara dicacah  yang disaksikan oleh Bagian Hukum dan Inspektorat. Pada Tahun 2019 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan juga melakukan sosialisasi arsip emas kepada lingkungan sendiri maupun kepada Organisasi Perangkat Daerah lain. Harapan dengan adanya arsip emas , arsip - arsip penting pribadi dapat disimpan dengan baik dan terselamatkan dari bencana, sehingga sewatktu-waktu apabila diperlukan dapat dicetak sesuai dengan aslinya.

Untuk penyusunan guide arsip statis (sarana bantu penemuan kembali arsip statis yang memuat uraian informasi mengenai khazanah arsip statis yang tersimpan di Lembaga Kearsipan) dan inventaris arsip akan dilaksanakan pada tahap berikutnya. Dengan adanya monitoring dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, Lembaga Kearsipan Daerah dapat menambah motivasi melakukan perbaikan -perbaikan untuk lebih baik dan juga bisa memberikan usulan kepada Tim Monitoring berkaikan dengan peningkatan kearsipan di Lembaga Kearsipan Daerah.

 

Sumber   :Bidang. Kearsipan
Author   :Musthoriah,S. Hum
Diunggah :oleh admin (2019-08-07 15:06:08)