Demak, Selasa 17 September 2019. Bertempat di ruang Safira Hotel Amantis Demak, KPU Kabupaten Demak menyelenggarakan rapat koordinasi pengelolaan dokumen pencalonan anggota DPRD Kabupaten Demak. Rapat Koordinasi tersebut dipimpin dan dibuka secara langsung oleh Ketua KPU Kab. Demak Bambang Setya Budi, S.Pd.I. Beliau menyampaikan maksud dan tujuan rapat agar semua peserta mengetahui dan memahami pengelolaan dokumen / arsip pemilu.

Rapat koordinasi ini diikuti oleh Plt. Sekretaris KPU, Kepala Sub Bagian, komisioner dan seluruh karyawan karyawati KPU Kab. Demak.  Ketua KPU menyampaikan berterima kasih karena Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak akan menyampaikan materi pengelolaan dokumen / arsip pemilu.

Ketua KPU menyampaian juga materi yang akan disampaikan oleh nara sumber bertitik pada Peraturan Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2016, tetang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif Non Kepegawaian dan non Keuangan Komisi Pemilihan Umum, Peraturan Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2019, tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian dan Keuangan Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi, dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/ Kota.

Kepala Bidang Kearsipan Addan Pranoto, SE, mengatakan bahwa setiap Instansi harus melakukan tata kelola arsip yang baik, agar penyimpanan, penyelamatan arsip dapat terjamin dengan baik. Tata kelola arsip yang baik di KPU maka informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat dapat ditemukan kembali.

Kegiatan dilanjutkan dengan sesi penyampaian materi oleh Mustoriah, S.Hum. Materi yang disampaikan kepada peserta diawali dengan arsip secara umum, dan dilanjutkan bagaimana pengelolaan arsip aktif, in aktif dan statis berdasarkan Peraturan Komisi Pemilihan Umum RI.

Penilaian arsip sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip yang berlaku. Disampaikan juga arsip apa saja yang permanen dan arsip dan non arsip yang boleh dimusnahkan. "Sebagai contoh arsip / dokumen pemilu yang permanen seperti Arsip tentang kebijakan dan regulasi draft / rancangan Undang-undang / Peraturan Pemerintah / Peraturan Presiden tentang penyelenggaraan pemilu anggota DPR, DPD dan DPRD Propinsi, dan DPRD Kab/Kota". Terang Musthoriah.

Untuk arsip pemilu yang dapat dimusnahkan diantaranya non arsip seperti surat suara sisa/blangko/formulir kosong dan duplikasi berlebihan, untuk arsip: surat suara dapat dimusnahkan setelah pelantikan anggota DPRD, DPD, DPRD Provinsi dan DPRD Kab/kota serta Presiden dan Wakil Presiden dll.

Disampaikan juga teknis pengelolaan arsip sampai teknis pemusnahan arsip. "Kegiatan diakhiri dengan tanya jawab peserta kepada nara sumber,dimana peserta sangat antusias untuk menanyakan hal-hal berkaitan dokumen pemilu baik penyerahan arsip permanen dan pemusnahannya." Imbuhnya.

   

Sumber      :Bidang. Kearsipan
Kontributor :Musthoriah, S. Hum
Diunggah    :oleh admin (2019-09-17 14:12:08)