Demak, 19/07/2019. Bertempat di ruang arsip lantai 3 Inspektorat Kabupaten Demak, Tim dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak Selasa-rabu tanggal 16-18 Juli 2019 melaksanakan pembinaan dan penataan arsip. Kegiatan tersebut disambut dengan baik oleh Inspektur Kabupaten Demak Kurniawan Arifendi, ST. Beliau berharap penataan arsip di Inspektorat akan lebih baik sehingga apabila arsip tersebut di perlukan dapat di temukan dengan cepat dan tepat. Arsip terjamin keselamatan dan pemeliharaannya baik fisik maupun informasinya.

Kedepan sarana dan prasarana kearsipan akan dipenuhi seperti rak arsip yang akan digunakan untuk menyimpan arsip inaktif di ruang arsip (record center). Selanjutnya Tim Dinperpusar memberikan pengarahan proses pengolahan arsip inaktif hingga penyusunan daftar arsip inaktif kepada pengelola/pegawai yang menangani  arsip di Inspektorat.

Kegiatan tidak hanya pengarahan saja, namun Tim Dinperpusar yang terdiri dari Mustoriah, S.Hum, Yuliani, A.Md, Adha Putri Nur C terjun langsung melaksanakan pengolahan arsip yang terdiri dari seleksi arsip, pendiskripsian, dan mengambil / membuang isi staples dan klip yang melekat pada arsip. Agar arsip yang tersimpan sepuluh tahun kedepan tidak akan berkarat dan rusak.

Sebelum di lakukan penataan arsip di ruang arsip (record center) Inpektorat kondisinya kacau. Namun selama tiga hari berupaya menghasilkan penataan arsip yang baik dengan menata arsip keuangan dimana arsip-arsipnya semula hanya disimpan dalam ordner dan diberi identitas / judul dan tahunnya. Setelah selesai proses pengolahan arsip ditata pada boks arsip sesuai dengan daftar arsipnya. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaan untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

Dalam penataan arsip inaktif harus menganut beberapa prinsip / asas yaitu prinsip asal usul yaitu arsip diatur tanpa melepaskan dari instansi yang menciptakannya, prinsip aturan asli yaitu diatur dengan tetap mempertahankan sistem/aturan aslinya.Pada kesempatan ini arsip yang diolah dan di tata arsip keuangan yang memiliki nilai jangka simpan selama 10 (sepuluh) tahun. Kegiatan penataan meskipun sudah selesai waktunya namun Tim Dinperpusar akan selalau memantau perkembangan pengolahan arsip inaktif sampai dengan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan yang beserta penandatangan berita acara pemindahan arsip inaktif.

 

Author    : Musthoriah, S. Hum
Fotografer: Adha Putri NC 

Diunggah oleh admin (2019-07-19 15:38:10)